难以启齿的辅导话题

Mindy Says

 

职场中的很多问题有时并非是能力问题，而是性格所致，有人因为性格执拗或过于注重细节，而导致诸多掣肘却不自知。

 

性格无好坏，但在特定场景中，确实有可能影响工作开展和团队合作。

 

所以，今天我们就来谈谈“如何辅导所谓的性格问题”。

职场中，管理者需要辅导的问题通常分为两类：

1、结果未达预期：工作结果在数量、质量，或时效性上，未达预期。比如：业绩未达要求，项目延期、客户抱怨居高不下、报告出错率太高。

2、行为有偏差：也就是工作的行为对于结果、团队、他人，已经造成负面影响，或是明显不吻合公司价值观。比如：会议中不断打断或批评他人，不断抱怨、影响他人工作情绪，不厘清、直接指责其他部门，交付延迟但没有告知相关人等。

一般主管会觉得困难的，是第二种，因为那多半跟对方的个性有关，很难启齿。

但个性已经造成了“行为的偏差”，正是主管应该要及时辅导的，因为，“行为影响结果”，行为不改变，会影响结果的达成。

但为什么难谈，因为很多主管在谈的时候，踩了一些坑，达不到激发员工改变的目的：

1、主管常常把自己看不顺眼的行为，认为是有偏差的行为。

如：员工不愿意参加团队聚餐，被贴上“不合作”的标签。但其实不参加团队聚餐对工作没有影响，也没有在工作上有不合作的状况。

只是，你是个社交性强的人，你的员工不是，而你不能接受。

2、使用了对性格批判的言语，容易造成反弹。

如：你态度很差、你很不友善、你性格太负面，你很自私不考虑别人，你格局不够，这些表达，虽然是你眼中的事实，但是对对方而言，你就是在对人不对事。

当对方觉得你是针对他时，当然很难谈。

3、控诉对方的意图，而不是着重在需要调整的行为。

如，“你是因为要报复他上次拒绝你的要求”、“你就是想拍马屁”、“你就是想要联合其他人来反对我的提案”，“你看他不顺眼”。

这些，都会让你的谈话陷入僵局，因为你已经对别人的意图做出了控诉，不论是不是事实，人都会防卫，也会觉得被误解，就会让这样的谈话更加困难。

所以，这种跟行为相关的问题到底要怎么谈呢？在这边给大家几个建议：

1.分辨什么要说，什么不要说

在你要进行偏差行为的辅导时，第一步是先想一下，这样的行为对团队及他人，对公司价值观，或对工作结果造成了多大的影响。

因为，员工处理事情的方法步骤可能跟你不一样，不同并不代表不好。

再者，每个人都有很多缺点，也不见得每个行为上的缺点都对工作有很严重的影响。所以，你得在行动前，先想想，这是不是真的是偏差行为。

2.着重在行为上，对事不对人

明确的点出对他人或团队有影响的偏差行为是什么。

如：“我看到过去几次你在会议上不断打断他人发言并批评他人，虽然你的建议也有道理，却打击了其他人参与的积极性”。

这样的说法，聚焦在行动上，而不是对他的性格或是意图做出评断，会比较容易谈，对方也会比较容易接受。

3.澄清原因

他的行为背后可能有一些原因，即便不论什么样的原因都不能成为偏差行为的借口，你还是需要让员工能够抒发背后的原因，因为，每个人都有被聆听的需要。

先让他觉得被聆听且不被批判，自然会平心静气的意识到自己有可能需要改变。

如：“你为什么会选择直接打断且批评他人的建议呢？”有可能这个员工是真心觉得他人的建议很不可行，他很忙所以不耐烦直接听下去。虽然行为还是有偏差，但是，这样的原因是可以被理解的，知道他的想法，后续也才能讨论如何改善。

4.引导员工思考偏差行为持续的后果，及改变了会带来的好处

你可善用发问的力量，问员工“如果你持续的不更新进度给到其他人，对你会有什么影响？如果你能给到他人持续的更新，对工作会有什么好处？对你会有什么好处？”

若要激发一个人改变，必须让他自己意识到不改变的坏处及改变的好处，才能提升改变的意愿。

5.引导员工思考如何改变

继续善用发问的力量，引导员工思考如何改变。

如：“下次你又觉得别人的建议很蠢的时候，除了打断并批评他，还有没有更好的说法，可以同时表达你的观点又不打击别人的积极性？”

善用问题的力量引导员工思考如何改变，员工会更愿意改变，因为那是他自己提出来的。

6.在引导的过程肯定员工愿意改变的心态及行为

要一个人承认错误及改变是很不容易的，所以，你应当在引导的过程中，适度的肯定员工愿意改变的行为。

比如，你可以说：“谢谢你坦承分享你这样做背后的原因”，“谢谢你愿意尝试”，“你很聪明啊，知道改变对你的好处”，“你自己提的做法很好”，等等。

以上的这些肯定，可以鼓励员工做出改变。

7.持续追踪及反馈

行为的改变不是一蹴而就的，所以，身为主管，你需要针对期待他改变的行为，鼓励他持续的去收集他人的反馈，以追踪自己改变的进展。

另外，若你看到员工的改变，应该给予立即的肯定，若员工持续出现偏差行为，你也需要给他立即的反馈，帮助他调整。

今天先跟大家聊到这，希望大家能善用上述的要诀，当员工出现偏差行为时，激发他能够做出改变。后续几篇，我会跟你们聊聊其他辅导痛点，包括：对不同成熟度的员工如何调整引导的技巧？专业知识不及员工要怎么辅导？

下次见！